Standardvilkårene er gældende, når der ikke direkte er beskrevet andre aftaler i kontrakten.
§ 1 Afrapportering, dokumentation, udbetaling og regnskab mv.
1.1 Alle omkostninger inklusiv
Kontrakten og budgettet dækker alle omkostninger ved at gennemføre aktiviteten. Der er tale om momsfri tilskud efter ansøgning. Indeholdt i tilskuddet er også eventuelle momsudgifter i forbindelse med gennemførelsen af projektet, hvis tilskudsmodtager ikke er momsfritaget, eller der er tale om ikke-refunderbar moms.
Nye udgiftsposter eller forøgede udgifter vil ikke blive dækket efterfølgende, medmindre det er godkendt skriftligt af Region Midtjylland (herefter RM).
RM udbetaler ikke overhead på erhvervsfremmeaktiviteter. Det vil sige, at Region Midtjylland alene dækker de reelle omkostninger, der er forbundet med projektet.
1.2 Afrapportering og opfølgning ved projekter
Operatøren skal pr. 1. marts og 1. september foretage en afrapportering vedrørende status på mål og resultatkrav, en redegørelse for om aktiviteterne afvikles til tiden, samt i et omfang og en kvalitet som forudsat. Operatøren skal også redegøre for status for økonomien, herunder om budgettet følges som aftalt.
Afrapportering skal ske i et dertil indrettet it system Der henvises også til kontraktens afsnit om overvågning af initiativets fremdrift og afrapportering.
Når det drejer sig om projekter, der er samfinansieret med strukturfondene, skal projektet anvende det it system, som Erhvervsstyrelsen stiller til rådighed.
1.3 Udbetaling
Udbetaling i kontraktperioden kan ske, når der er gennemført aktiviteter og afholdt udgifter som aftalt. Udbetalingen sker som hovedregel halvårligt efter afrapportering pr. 1. marts og 1. september.
Udbetaling skal ske på baggrund af en udfyldt udbetalingsanmodning fra operatøren, der har karakter af en tro- og love-erklæring vedrørende gennemførte aktiviteter og afholdte udgifter jf. kontrakten og budgettet. For meget udbetalte beløb vil blive krævet tilbagebetalt.
Der kan udbetales forskud af første års bevilling til at dække opstartsudgifter. 20 % af sidste års bevilling kan først udbetales, når der er afleveret evalueringsrapport og revisorpåtegnet regnskab.
1.4 Ekstra dokumentation
Operatøren skal altid aflevere supplerende dokumentation både i forhold til aktiviteter, budget og andre forhold, når RM rekvirerer det. RM kan fastsætte en frist for levering af dokumentation.
1.5 Slutrapportering
Senest 2 måneder efter projektets afslutning skal der afleveres en endelig afrapportering med et endeligt projektregnskab, som er opstillet med udgangspunkt i de godkendte budgetposter.
Regnskabet skal være revisionspåtegnet af en registreret eller statsautoriseret revisor eller en revisor godkendt af Erhvervsstyrelsen.
Derudover skal der være en slutevaluering med opfølgning på aktiviteter, resultater, effekter og evt. resultatkrav.
1.6 Tilbagebetalingskrav
Hvis projektets fremdrift ikke vurderes at være tilfredsstillende vil der kunne rejses et tilbagebetalingskrav. Det kan f.eks. være i tilfælde af manglende opfyldelse af resultatkrav, aftalte aktiviteter mv.
Hvis udgifterne bliver mindre end forudsat, reduceres bevillingen forholdsmæssigt jf. budgettet. For meget udbetalte beløb vil blive krævet tilbagebetalt.
§ 2 Ændringer
2.1 Ændringer i kontrakten
Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med kontrakten og projektbeskrivelsen med tilhørende budget og finansieringsplan.
Hvis der er behov for ændringer i budgettet eller projektet, herunder ændringer i aftalte tidsplaner og projektperioder, forudsætter det, at RM kan godkende ændringer. Ændringer til resultatkontrakten skal beskrives i et tillægsdokument til resultatkontrakten (ændringsblanket). RM kan afvise at betale for ydelser eller aktiviteter, der er resultatet af ændringer, som ikke er godkendt af RM. Væsentlige ændringer kræver politisk godkendelse.
Region Midtjylland kan forlange ændringer i den aftalte serviceydelses art, omfang og leveringstidspunkt, når ændringen og de fravigelser fra kontrakten som ændringen nødvendiggør, har naturlig sammenhæng med den aftalte ydelse.
2.2 Andre ændringer
Hvis der sker adresseændring eller ændring af juridisk status eller lignende skal dette straks meddeles.
Operatøren kan ikke overdrage sine rettigheder og pligter i henhold til kontrakten eller lade underleverandører udføre opgaven, medmindre RM skriftligt godkender det.
Operatøren kan ikke frigøre sig selv fra ansvaret for, at kontrakten bliver opfyldt som aftalt ved at anvende underleverandører. Dvs. operatøren hæfter for eventuelle underleverandørers ydelser og aktiviteter på samme måde som for egne forhold.
§ 3. Formidling
3.1 Synlighed
Det er en betingelse for bevillingen, at det tydeligt fremgår af al kommunikation, pressemeddelelser og materiale, at RM yder tilskud. Betingelsen gælder både i forhold til operatøren og evt. underleverandører.
RMs logo skal tydeligt fremgå på en central placering ved publikationer, på hjemmesider, i forbindelse med TV-spots og lign.
Retningslinjerne for brug af logo fremgår af RMs designguide, jf. www.design.rm.dk. Hvis der er tvivlsspørgsmål eller behov for uddybning kontaktes RM.
Hvis der indgår kommunikationsaktiviteter i kontrakten skal operatøren - med mindre andet aftales eller er beskrevet direkte i kontrakten - udarbejde en medieplan, som indgår som bilag til kontrakten. Medieplanen skal beskrive planlagte kommunikationstiltag og overordnet tidsplan. Medieplanen skal godkendes af RM.
Manglende overholdelse af synlighedskravene er en misligholdelse og kan medføre en reduktion i bevillingen.
§ 4. Forvaltningsretlige regler
4.1 Videregivelse af oplysninger
Operatøren skal hurtigst muligt videregive oplysninger til RM, som operatøren har fået kendskab til i forbindelse med udførelsen af opgaven for RM, og som er relevant for RM i forhold til den opgave, der udføres.
4.2 Saglighed og sparsommelighed i opgavevaretagelsen
Operatøren har pligt til at overholde de almindelige forvaltningsretlige grundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder, herunder om saglighed og lighed i forvaltningen og økonomisk sparsommelighed med offentlige midler.
4.3 Inhabilitet
Operatøren har pligt til at sikre, at ingen, der deltager i opgavens løsning, er inhabile i forhold til varetagelsen af den aftalte opgave eller dele heraf.
Hvis der opstår tvivl om inhabilitet, herunder om medarbejdere eller underleverandører har en personlig eller økonomisk interesse, skal det straks meddeles til RM. Der henvises til forvaltningslovens principper vedrørende inhabilitet.
4.4 Fortrolighed og tavshedspligt
I det omfang operatøren i forbindelse med opgaven bliver bekendt med fortrolige oplysninger om RM, virksomheder, samarbejdspartnere eller projektdeltageres interne, økonomiske eller personlige forhold, er operatøren forpligtet til ikke at viderebringe dem. Tavshedspligten gælder både i kontraktperioden og efter udløbet af kontrakten. Det gælder også forhold omfattet af persondataloven.
4.5 Ophavsret
RM har ophavsret og fulde brugsrettigheder til alt, der indgår i eller løbende frembringes som led i kontrakten, medmindre andet er aftalt eksplicit i kontrakten. Viden og resultater, der opnås som led i kontrakten, stilles som udgangspunkt fuldt til rådighed for offentligheden medmindre andet er aftalt direkte i kontrakten.
4.6 Forsikringsforhold
Operatøren er forpligtet til selv at tegne nødvendige forsikringer og påse, at eventuelle underleverandører har tegnet nødvendige forsikringer. Der henvises også til god standard indenfor det pågældende område. Forsikringerne skal også dække efter kontraktens udløb. Det gælder også i forhold til eventuelt rådgivningsansvar mv.
4.7 Udbudsregler
Det er operatørens ansvar at sikre sig, at udbudsreglerne er overholdt i forbindelse med udførelsen af aftalte opgaver, herunder også reglerne om EU-udbud. Ved tvivlstilfælde opfordres operatøren til at kontakte konkurrence- og forbrugerstyrelsen – læs mere på www.kfst.dk. RM ifalder ikke erstatningsansvar jf. kontrakten, hvis operatøren ikke har overholdt udbudsreglerne.
§ 5. Misligholdelse, voldgift mv.
5.1 Lovgivning og samarbejde
Aftalen er i enhver henseende underkastet dansk ret. Operatøren er forpligtet til i enhver henseende at overholde gældende lovgivning, administrative forskrifter fra offentlige myndigheder samt standarder, kutymer og sædvaner inden for kontraktens område ved udøvelsen af operatørens virksomhed. Der henvises særligt til reglerne i persondataloven.
Udover hvad der udtrykkeligt fremgår af aftalens bestemmelser, er hver af parterne forpligtet til at udføre sådanne handlinger, som er nødvendige eller hensigtsmæssige for, at aftalen efterleves efter sit formål, indhold og offentlige regler.
5.2 Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalens bestemmelser henvises der til ABService 2003 (se www.udbudsportalen.dk), samt dansk rets almindelige regler.
5.3 Voldgift
Enhver tvist søges løst ved forhandling. Hvis tvisten ikke kan løses ved forhandling mellem kontraktens parter afgøres det endeligt og bindende ved voldgift efter Det Danske Voldgiftsinstituts regler.
